Assistente Administrativo na Confidencial DE em São Paulo – SP

Resumo da vaga

Buscamos Assistente Administrativo para contribuir com a organização e o funcionamento das operações, prestando suporte em rotinas administrativas, gestão de fornecedores e demandas de facilities, garantindo agilidade e eficiência no ambiente de trabalho.

Responsabilidades principais

• Realizar compras recorrentes de suprimentos, materiais de escritório e coffee breaks;
• Fazer reservas de salas de reunião e apoiar a organização de eventos internos e institucionais;
• Gerenciar facilities como serviços de limpeza, manutenção, segurança, recepção e copa;
• Recepcionar visitantes, fornecedores e prestadores de serviço;
• Apoiar o onboarding de novos colaboradores;
• Atualizar informações de colaboradores nos sistemas internos;
• Organizar e manter arquivos físicos e digitais atualizados;
• Acompanhar demandas administrativas por e-mail, realizando follow-ups;
• Gerenciar fornecedores e prestadores de serviços;
• Controlar o uso de estacionamento, bicicletário e recursos de infraestrutura do escritório;
• Apoiar a organização e execução de eventos internos e ações corporativas;
• Apoiar controle de pagamentos, vencimentos e rotinas financeiras administrativas;
• Executar outras atividades administrativas relacionadas conforme necessidades e orientações da liderança;

Requisitos e qualificações

• Experiência com rotinas administrativas e/ou de facilities;
• Organização, proatividade e atenção aos detalhes;
• Boa comunicação e facilidade para relacionamento interpessoal;
• Capacidade de gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente;
• Experiência no relacionamento e acompanhamento de fornecedores;
• Conhecimento em controle de contratos e documentos;
• Familiaridade com Pacote Office (Excel, Word, Outlook);
• Conhecimento em ferramentas como Slack e Teams;
• Ensino Superior completo ou cursando em Administração, Recursos Humanos, Logística ou áreas correlatas;
• Disponibilidade para trabalho presencial no Brooklin;

Benefícios / Informações adicionais

• Plano de saúde sem coparticipação;
• Seguro de vida;
• Vale refeição sem coparticipação;
• Vale alimentação sem coparticipação;
• Vale transporte;
• Valorização da saúde e bem-estar;
• Gympass;

Observações importantes

• Processo seletivo em etapas: cadastro, entrevista RH, entrevista gestor, entrevista stakeholder, carta oferta e contratação.