Secretário(a) Executivo(a) na Ioasys em São Paulo – SP

RESUMO DA VAGA:

Secretário(a) Executivo(a) responsável por atuar de forma estratégica no suporte à liderança, garantindo o bom funcionamento do escritório em São Paulo/SP, com foco em organização, comunicação eficaz, gestão de agendas, eventos e facilities.

RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS:

• Gerenciar agenda, compromissos, reuniões e viagens da liderança;
• Organizar reuniões presenciais e online, incluindo preparação de pautas, atas e follow-ups;
• Apoiar na elaboração de apresentações, relatórios e documentos executivos;
• Atuar como ponto focal de comunicação entre liderança, áreas internas, parceiros e fornecedores;
• Gerenciar documentos, contratos e arquivos físicos e digitais;
• Realizar a gestão de facilities do escritório de São Paulo, garantindo infraestrutura, organização e bom funcionamento do espaço;
• Gerenciar fornecedores de limpeza, manutenção, portaria, copa e demais serviços;
• Controlar orçamentos e despesas relacionadas a facilities;
• Realizar compras de materiais de escritório, copa e insumos em geral;
• Organizar eventos internos e externos, reuniões corporativas e recepção de visitantes.

REQUISITOS E QUALIFICAÇÕES:

• Experiência prévia como Secretária Executiva, Assistente Executiva ou em funções administrativas com gestão de escritório/facilities;
• Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Secretariado Executivo, Gestão ou áreas correlatas;
• Domínio do Pacote Office e/ou Google Workspace;
• Excelente organização, gestão de tempo e atenção aos detalhes;
• Boa comunicação verbal e escrita;
• Inglês intermediário/avançado para comunicação;
• Postura profissional, discrição e senso de responsabilidade.

DIFERENCIAIS:

• Experiência com gestão de facilities em empresas de médio ou grande porte;
• Experiência em ambientes dinâmicos, como empresas de tecnologia ou consultorias;
• Vivência com controle orçamentário e gestão de contratos.

BENEFÍCIOS / INFORMAÇÕES ADICIONAIS:

• Wellhub para promoção da saúde;
• Apoio emocional com 2 consultas mensais gratuitas de terapia online no Zenklub;
• Descontos especiais de até 35% em produtos Alpa;
• Licença PET de 2 dias corridos de folga ao adotar um animal de estimação;
• Plano de saúde para pet (Guapeco);
• Seguro de vida com ampla cobertura;
• Talks e cursos internos ministrados por especialistas;
• Curso de Inglês e Espanhol para desenvolvimento de idiomas;
• Horário flexível para equilíbrio entre vida pessoal e profissional;
• No dress code, permitindo expressão pessoal;
• Programa OnHappy para viagens;
• Day Off no aniversário;
• Moeda interna com loja de produtos próprios.

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:

• Vaga presencial localizada em São Paulo/SP;
• Processo seletivo estruturado em sete etapas: cadastro, pré-entrevista, entrevista técnica, análise, entrevista cultural, finalistas e contratação;
• Empresa integrante do Grupo Alpargatas, destacada pelo selo Great Place To Work® Brasil 2025 por seis anos consecutivos;
• Ambiente de trabalho horizontal, transparente, focado em criatividade, produtividade, aprendizado contínuo e valorização das ideias dos profissionais;
• Atuação com metodologias ágeis, centralidade no cliente e abordagem voltada ao usuário na área de soluções digitais, inteligência artificial e transformação digital.